Handelsbetingelser

1. Parter og omfang

1.1. Nærværende handelsbetingelser ("betingelserne") udgør en bindende aftale mellem:

• Cofinal, CVR 41289864, Rødovre Port 56, 1. 4, 2610 Rødovre, som driver servicen under navnet Cofinal ("Cofinal"), og
• den erhvervsdrivende, der opretter en konto og bruger servicen ("merchanten").

1.2. Servicen er en erhvervsydelse, der er beregnet til erhvervsmæssig brug, for eksempel salg via en webshop. Aftalen indgås i erhvervsøjemed, og forbrugerretlige regler, herunder fortrydelsesret, finder ikke anvendelse. Ved oprettelsen bekræfter merchanten, at kontoen oprettes i erhvervsøjemed.

1.3. Ved at oprette en konto eller tilslutte sin Shopify-butik accepterer merchanten betingelserne. Servicen må kun anvendes til egen distribution, ikke til videresalg af selve servicen.

1.4. Cofinal kan ændre betingelserne med mindst 30 dages varsel på email. Væsentlige ændringer giver merchanten ret til at opsige aftalen med virkning fra ændringens ikrafttræden. Fortsætter merchanten brugen efter ikrafttrædelsen, anses ændringerne for accepteret.

1.5. Meddelelser under betingelserne sendes til merchantens registrerede emailadresse og/eller vises i portalen. En meddelelse anses for modtaget senest 24 timer efter afsendelse. Alle frister i betingelserne løber fra den relevante meddelelse efter dette afsnit.

2. Definitioner

• cofinal.io: websitet cofinal.io, herunder alle underordnede sider.
• Varer: merchantens produkter, som Cofinal modtager, opbevarer, plukker, paker og afsender.
• Ydelserne: modtagelse og kontrol (QC), opbevaring, pluk og pak, booking af fragt hos transportør samt håndtering af returneringer.
• Shopify-butik: den webshop, merchanten driver, som merchanten har forbundet til Cofinal.
• Vareopfyldning: en forud indsendt indlevering af varer i portalen, der beskriver indholdet af varer og antal.
• Cut-off: kl. 15:00 på hverdage. En ordre, der er bestilt efter kl. 15:00, afsendes næste hverdag; er den bestilt efter fredag kl. 15:00, afsendes den mandag.
• Honorar: samtlige betalte beløb til Cofinal for alle ydelser, herunder ordrehåndtering, opbevaring, fragt og returhåndtering.

3. Ydelsernes omfang

3.1. Cofinal modtager merchantens varer, opbevarer dem, plukker og paker ordrer og booker forsendelse hos en transportør via et fragtplatformssystem. Servicen omfatter endvidere lageropdatering i merchantens Shopify-butik og håndtering af returneringer. Cofinal kan udskifte fragtplatform og transportør med umiddelbar virkning.

3.2. Cofinal er ikke transportør, speditør, forsikringsselskab, toldrådgiver eller importør. Den fysiske transport varetages af transportøren på transportørens vilkår. Cofinal er ikke ansvarlig for Shopifys platform, herunder drift, fejl eller ændringer hos Shopify.

3.3. Servicen er erhvervsdrivendes indbyrdes kontrakt. Merchanten er selv ansvarlig over for sine kunder (forbrugere), herunder after-sales-forpligtelser, fortrydelsesret og produktkrav.

4. Merchantens forpligtelser

4.1. Korrekte oplysninger. Merchanten har ansvaret for, at alle oplysninger, Cofinal modtager fra merchanten eller merchantens Shopify-butik, er korrekte og fuldstændige — herunder stregkoder, modtageradresser og øvrig ordre- og produktdata. Cofinal påregner at kunne stole på oplysningerne. Fejl og de direkte og indirekte følger heraf er merchantens ansvar.

4.2. Bindende instrukser i portalen. Handlinger, merchanten foretager i portalen, er bindende instrukser til Cofinal. Det gælder blandt andet opløsning af ukendte varer, hvor merchanten knytter en modtaget vare til en bestemt SKU. Cofinal udfører handlingen efter instruksen og hæfter ikke for fejl, der stammer fra en forkert instruks.

4.3. Mål og vægt. Satserne afhænger af varernes mål og vægt. Cofinal måler og vejer varerne ved modtagelse, og de registrerede mål er bindende grundlag for fakturering. En vares gruppe afgør stykprisen; prissætningen følger de aktuelle satser på cofinal.io/priser.

4.4. Lovlighed og rettigheder. Merchanten garanterer, at varerne er lovligt fremstillet, erhvervet og kan lovligt importeres, opbevares, sælges og sendes i Danmark og destinationslandet; at merchanten ejer varerne og rettighederne hertil, herunder immaterialrettigheder; og at varer, emballage og markedsføring opfylder alle lovgivningsmæssige krav, herunder produktkrav og mærkning.

4.5. Forbudte varer. Listen over forbudte varer og særlige vilkår for temperaturfølsomme, skrøbelige og værdifulde varer fremgår af dokumentationen, som indgår i betingelserne. Farligt gods, fødevarer og tilladelsespligtige varer modtages ikke, ligesom de varer, som fragtselskabet ikke distribuerer (for eksempel ædelstene og kunstværker), modtages ikke. Værdifulde varer modtages, men fragtselskabets standardansvar er begrænset til 4.500 kr. pr. pakke, og erstatning udmåles til varens dokumenterede kostpris ekskl. moms; herudover henvises til merchantens forsikringspligt efter afsnit 4.6. Sendes en forbudt vare alligevel, opbevares den i karantæne uden hæftelse, og den sendes enten retur på merchantens regning eller destrueres efter skriftligt varsel med 14 dages frist, uden kompensation.

4.6. Forsikring. Cofinal leverer ikke forsikring af merchantens varer. Merchanten pligter at holde en all-risks-forsikring, der dækker varernes fulde værdi under opbevaring og transport hos og for Cofinal. Eventuel transportforsikring er også merchantens ansvar.

4.7. Indemnitet. Merchanten godtgør Cofinal alle krav fra tredjeparter, herunder omkostninger, der stammer fra merchantens varer, data, mærkning, salg eller andre forhold på merchantens side.

5. Modtagelse og vareopfyldning

5.1. Varer modtages udelukkende mod en forud indsendt vareopfyldning i portalen. Kolli uden tilhørende vareopfyldning afvises eller behandles som ukendte varer efter afsnit 5.

5.2. Ved modtagelse tæller og kontrollerer Cofinal hver kolli (QC). Det registrerede antal og den registrerede tilstand er autoritative. Merchanten kan gøre indsigelse over det registrerede antal, tilstand og målinger senest 5 hverdage efter underretning i portalen om, at vareopfyldningen er afsluttet; derefter er registreringen endelig.

5.3. Kolli, der ikke kan matches med den forventede vareopfyldning, modtages som ukendte varer og grupperes. De udgives til lageret først, når merchanten i portalen knytter dem til en SKU. Knytningen er en bindende instruks jf. afsnit 4.2.

5.4. Forkerte stregkoder, forvekslede SKU'er eller manglende mærkning, der medfører fejl i modtagelse, pluk eller afsendelse, er merchantens ansvar, og Cofinal hæfter ikke for tab eller forsinkelser, der opstår heraf.

6. Opbevaring

6.1. Opbevaring faktureres pr. liter pr. nat efter gældende sats. Målingerne fra QC er grundlaget. Al varebeholdning på lageret faktureres — også varer under QC og beskadigede varer, der venter på disposition.

6.2. Lageret er et almindeligt pakkelager uden kølekæde og holdes mellem 10 og 35 grader. Lagerforholdene er til hurtigt omsættelige varer. Cofinal hæfter ikke for forringelse, herunder udløb, der skyldes lang opbevaringstid.

6.3. Har varer været uden bevægelse i 12 måneder, kan Cofinal anmode merchanten om at træffe disposition (returforsendelse eller destruktion). Returforsendelse faktureres som den tilsvarende fulfillment-ydelse pr. enhed, jf. afsnit 15.3. Svarer merchanten ikke inden for 30 dage, kan varerne opbevares videre mod ordinær afgift eller destrueres efter varsel.

7. Afsendelse

7.1. Cofinal pakker og afsender ordrer på hverdage med cut-off kl. 15:00. Cofinal garanterer afsendelsen — label booking og overgivelse til transportøren — inden for den oplyste behandlingstid. Leveringstiden er transportørens; GLS leverer typisk inden for 1–2 hverdage til pakkeshop eller hjemmelevering, men dette er vejledende og ikke en garanti.

7.2. Fragtsatsen følger kolliens mål og vægt efter Cofinals måling. Fragtmetoder og satser vælges af merchanten i portalen (rates). Den anvendte transportørs betingelser gælder for selve transporten, herunder reklamationsprocedurer og dens gældende standardansvar for tab og skader.

7.3. Cofinal kan tilbageholde afsendelse af ordrer, når betaling misligholdes, modtageradressen ikke kan valideres, varerne ikke er på lager, eller andre holder-forhold i portalen er aktive. Holdets årsag fremgår af portalen. Tilbageholdelse er ikke misligholdelse fra Cofinals side.

7.4. I varslede peak-perioder, for eksempel Black Friday, kan behandlingstiden være forlænget. Forlængelsen varsles i portalen og på cofinal.io.

8. Returneringer

8.1. Returneringer håndteres via Cofinals returneringsflow. Returneringshåndtering faktureres som en samlet ydelse, der omfatter håndteringen af returneringen samt returlabelen, uanset hvem der har betalt fragten.

8.2. Modtagne returvarer kvalitetstestes. Varer i salgbar stand lægges tilbage på lageret. Er en vare ikke salgbar, underrettes merchanten, som inden for 14 dage vælger dispositionen: returforsendelse (faktureret som den tilsvarende fulfillment-ydelse pr. enhed, jf. afsnit 15.3) eller kassering. Svarer merchanten ikke inden for 14 dage, kasseres varen på merchantens regning. Opbevaringsafgiften løber, indtil varen er disponeret.

9. Betaling

9.1. Betaling sker med betalingskort på fil via Stripe. Merchanten giver samtykke til, at Cofinal opkræver betaling for afregnet forbrug på det tilknyttede betalingskort uden yderligere godkendelse ved hvert træk. Forbruget opkræves som registrerede enhedspriser, og beløbet kan derfor variere fra træk til træk. Der trækkes automatisk, når forbruget når merchantens beløbsgrænse, og senest hver 7. dag. Trækket sker om morgenen. Merchanten kan opsige aftalen til enhver tid efter afsnit 14.

9.2. Alle priser vises uden moms. Der lægges 25 % moms oveni. Både beløbene og momsen fremgår af portalen og af hver faktura. Beløbsgrænser fremgår af portalen.

9.3. Kan et træk ikke gennemføres, udsendes der varsel, og nye forsøg foretages inden for trækvinduet. Misligholdt betaling giver Cofinal ret til at sætte ordrer på hold, suspendere ydelser og opsige aftalen.

9.4. Prisændringer varsles mindst 30 dage før ikrafttrædelse på email og på cofinal.io. Fragtsatser, der afhænger af transportørens takster, kan justeres med kortere varsel, hvis transportøren ændrer sine takster; merchanten kan i så fald opsige med øjeblikkelig virkning.

9.5. Forsinket betaling forrentes efter renteloven, og Cofinal kan sætte fuldførelse af ordrer i bero, indtil betaling er sket.

9.6. Indsigelse mod en faktura fremsendes senest 45 dage efter fakturadato.

10. Ansvar

10.1. Ansvarsomfang. Cofinals ydelse omfatter modtagelse, opbevaring, pluk, pakning og overgivelse af pakken til transportøren. Levering, leveringstid og skader under transport er transportørens ansvar. Cofinal garanterer afsendelse, ikke levering. Afsender Cofinal en forkert vare eller en fejlpakket forsendelse, korrigerer Cofinal fejlen uden beregning for merchanten, herunder ny afsendelse.

10.2. Transportørkrav. Tab, skader og forsinkelser under transport håndteres efter transportørens vilkår. Cofinal fremmer merchantens krav hos transportøren og udbetaler erstatning først, når og i det omfang transportøren udbetaler. Cofinal fremsender kravet til transportøren uden ugrundet ophold og orienterer merchanten om udfaldet.

10.3. Tab og skader på lageret. Varer, der går tabt eller beskadiges, mens de er i Cofinals varetægt, erstattes til dokumenteret indkøbspris (leverandørfaktura eller tolddeklaration). Aldrig til salgspris, avance, forsikringsværdi eller inklusive told, moms eller fragt. Erstatningen er dog højst 50.000 kr. pr. hændelse. Dokumentation for indkøbsprisen kan kræves.

10.4. Samlet ansvarloft. Ud over erstatning efter afsnit 10.3 er Cofinals samlede ansvar under betingelserne uanset antal krav begrænset til det laveste af (i) 25.000 kr. og (ii) det samlede honorar, merchanten har betalt i de 3 måneder forud for den hændelse, der giver anledning til kravet.

10.5. Forsinkelse. Leveringstider, herunder behandlingstider, er vejledende. Hvis Cofinal på trods af afsnit 10.1 alligevel holdes ansvarlig for forsinkelse, er ansvaret begrænset til 10 % af det honorar, merchanten har betalt for ordrehåndtering af de forsinkede enheder.

10.6. Indirekte tab. Cofinal hæfter ikke for indirekte tab, herunder tabt avance, driftstab, omdømmetab eller andre følgetab.

10.7. Reklamationsfrister.

• Synlig skade eller fejl i en leverance: senest 8 dage efter, at merchanten er eller burde være blevet bekendt med skaden.
• Difference i modtaget vareopfyldning: senest 5 hverdage efter underretning i portalen om, at vareopfyldningen er afsluttet. QC-registreringen er autoritativ.
• Alle krav skal være fremsat skriftligt til kontakt@cofinal.io.

10.8. Force majeure. Strejke, lockout, ildsvåde, krig, naturkatastrofe, epidemisituationer, it-nedbrud hos tredjepart og andre forhold uden for Cofinals rimelige kontrol fritager begge parter for forpligtelser (bortset fra betaling). Under peak-perioder med varslet forlænget behandlingstid gælder afsnit 7.4 i stedet for faste behandlingstider.

10.9. Undtagelser. Intet i betingelserne begrænser ansvar for grov uagtsomhed eller forsæt. Hvor dansk lovgivning tilsidesætter en begrænsning, gælder begrænsningen i det omfang, lovgivningen tillader.

11. Merchantens ansvar

11.1. Merchanten har ansvaret for overholdelse af al lovgivning om sine varer, herunder import, moms, told, mærkning, produktsikkerhed og immaterialrettigheder. Merchanten er importør af egne varer og skal sikre, at varerne er fritaget for told og tilladelseskrav, før de sendes til lageret.

11.2. Merchanten hæfter for alle tab, der opstår som følge af unøjagtige eller manglende oplysninger, herunder forkerte stregkoder, SKU'er, mål, vægte og adresser, og for følgerne af forkerte instrukser i portalen.

11.3. Merchanten er selv ansvarlig for at opretholde passende forsikring af sine varer (jf. afsnit 4.6). Cofinal leverer ikke forsikring.

12. Databehandling

12.1. Merchanten er dataansvarlig over for sine kunder for ordredata, og Cofinal er databehandler. Behandlingen sker udelukkende efter merchantens instrukser og i overensstemmelse med databehandleraftalen, som indgår som bilag til betingelserne. Ved tilslutning accepteres databehandleraftalen.

12.2. Behandlingen af merchantens egne kontaktoplysninger beskrives i privatlivspolitikken på cofinal.io.

13. Fortrolighed

13.1. Parterne holder fortrolige oplysninger, herunder prissætning, forretningsdata og handelsdrift, fortrolige i løbet af og i 2 år efter aftalens ophør.

14. Varighed og opsigelse

14.1. Aftalen kan af en af parterne opsiges til enhver tid uden varsel, så længe der ikke er udestående betaling, varer på lageret eller igangværende returneringer. Opsigelse gives skriftligt (email er gyldig); fra merchanten kan den også gives i portalen. Er der varer på lageret, udleveres de efter reglerne i afsnit 15. Er der udestående betaling, skal den betales i forbindelse med opsigelsen. Igangværende returneringer afsluttes efter afsnit 8.

14.2. Cofinal kan opsige med øjeblikkelig virkning ved væsentlig misligholdelse, herunder manglende betaling, gentagne overtrædelser af afsnit 4 eller 6, eller ud fra en konkret vurdering af, at varerne udgør en sikkerheds- eller lovmæssig risiko.

14.3. Ved misligholdelse fra merchanten, der ikke er afhjulpet inden for 8 dage efter påkrav, kan Cofinal suspendere ydelser, tilbageholde varer og opsige aftalen.

15. Udlevering af varer efter opsigelse

15.1. Ved opsigelse skal varerne udleveres inden for 30 dage efter opsigelsen. Opbevaringsafgiften fortsætter med gældende satser, indtil varerne er udleveret.

15.2. Udlevering udføres udelukkende af Cofinal. Selvafhentning er ikke muligt, og merchanten har ingen adgang til lageret ud over, hvad der fremgår af portalen. Adgang til lagerets fysiske lokaler kræver forudgående skriftlig aftale.

15.3. Udlevering sker ved, at Cofinal pakker og afsender varerne til en adresse, merchanten udpeger i portalen. Omkostningerne faktureres pr. enhed efter varens gruppes stykpris ved afsendelse (jf. gældende satser); pluk, pak og fragt er inkluderet i stykprisen.

15.4. Er varerne ikke udleveret inden for fristens udløb jf. afsnit 15.1, anses aftalen for misligholdt med hensyn til udleveringen. Cofinal udsender herefter et skriftligt varsel med 14 dages frist. Udebliver udleveringen eller betalingen efter fristen, kan Cofinal sælge eller bortskaffe varerne på merchantens bekostning og risiko. Salgsoverskud efter fradrag af udestående krav og salgsomkostninger udbetales merchanten; et underskud forbliver merchanten skyldig.

15.5. Cofinal har panteret i de varer, Cofinal opbevarer for merchanten, som sikring for udestående betalingskrav under betingelserne.

16. Lovvalg og værneting

16.1. Betingelserne og alle tvister omkring dem er underkastet dansk ret, og enhver tvist afgøres ved Retten i Glostrup som første instans.

17. Kontakt

Cofinal
CVR 41289864
Rødovre Port 56, 1. 4, 2610 Rødovre
kontakt@cofinal.io

Bilag 1 — Databehandleraftale

Denne databehandleraftale er bilag til handelsbetingelserne og accepteres med tilslutningen. Merchanten er dataansvarlig, og Cofinal (CVR 41289864) er databehandler efter GDPR art. 28.

1. Behandlingens genstand, formål og varighed

Cofinal behandler personoplysninger fra merchantens Shopify-butik: kundernes navn, leveringsadresse, telefonnummer, emailadresse samt ordrens indhold. Formålet er at levere ydelserne: modtagelse, opbevaring, pluk og pak, afsendelse, håndtering af returneringer og lageropdatering. Behandlingen varer, mens aftalen løber, og indtil data slettes efter punkt 8. Kategorier af registrerede: merchantens kunder (ordremodtagere) samt merchantens egne kontaktpersoner.

2. Instrukser

Cofinal behandler kun oplysningerne efter merchantens dokumenterede instrukser — herunder overførsel til de underbehandlere, der er nødvendige for at levere servicen. Instrueres Cofinal efter sin mening i strid med databeskyttelseslovgivningen, underrettes merchanten om det.

3. Fortrolighed

Kun medarbejdere og underleverandører, der skal bruge oplysningerne for at levere servicen, har adgang til dem. De er underlagt taushedspligt.

4. Sikkerhed

Behandlingen sker efter GDPR art. 32: al trafik krypteres (TLS), adgangskoder opbevares i hashed form, backups er krypteret, og adgangen er begrænset til det nødvendige. Servicen hostes i EU hos ISO 27001-certificerede leverandører.

5. Underbehandlere

Cofinal bruger følgende underbehandlere: Shopify, Shipmondo, GLS, Stripe, Resend, Google, netcup GmbH (hosting, Østrig) og Hetzner Online GmbH (backups, Tyskland). Merchanten giver hermed sin generelle godkendelse til underbehandlere. Cofinal underretter om udskiftning eller tilføjelse af underbehandlere, og merchanten kan gøre indsigelse, indtil ændringen træder i kraft. Underbehandlere er underlagt samme forpligtelser som denne aftale. Overførsler uden for EU/EEA sker kun med de garantier, der følger af GDPR kapitel V — se privatlivspolitikken for, hvor og hvordan.

6. Registreredes rettigheder

Cofinal bistår merchanten med at opfylde registreredes rettigheder (indsigt, berigtigelse, sletning mv.) efter GDPR art. 12–22 og merchantens pligter efter art. 32–36, i det omfang det er muligt.

7. Brud på personsikkerheden

Bliver Cofinal bekendt med et brud, der rammer merchantens data, underrettes merchanten uden ugrundet ophold, så merchanten kan opfylde sine notifikationspligter efter GDPR art. 33–34. Underretningen indeholder art. 33, stk. 3's oplysninger, i det omfang de er tilgængelige.

8. Ophør og sletning

Når aftalen ophører, slettes merchantens kundedata. Faktura- og transaktionsdata opbevares i 5 år efter bogføringsloven. Residualdata i krypterede backups slettes senest med de ældste backups (op til cirka en måned).

9. Revision

Cofinal stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at dokumentere overholdelsen af denne aftale.